Come migliorare l’accoglienza in poche mosse

di Letizia

Consigli su cosa, come e quando comunicare con i tuoi ospiti prima del check in

Da sempre si sente dire che la base per un’ottima accoglienza sia la predisposizione al contatto con il pubblico, il sorriso, l’abilità nel relazionarsi con clienti dal tutto il mondo e tanta pazienza. 

In questo articolo evidenzieremo come le abilità principali debbano essere affiancate da alcune strategie semplici da acquisire. Scoprirete come potranno migliorare l’esperienza degli ospiti ancor prima di arrivare in struttura. 

Premesso che ogni tipo di attività ricettiva dovrebbe ormai aver raggiunto una indispensabile qualità e ottimizzazione nelle procedure di prenotazione online. È evidente come le tecniche acquisite funzioneranno meglio se affiancate alla giusta attenzione che farà sentire a proprio agio l’ospite nell’organizzazione del suo viaggio.

Il termine “viaggio” dovrebbe già predisporci in un’ottica utile a comprendere quali potrebbero essere le esigenze dei nostri clienti. 

Per chiunque viaggi ogni informazione relativa trasporti e attività può tornare utile ad organizzarsi in ogni aspetto e non trovarsi intrappolati negli imprevisti. Per migliorare l’accoglienza basta immedesimarci nel nostro cliente in viaggio.

Perchè non diventare parte attiva nell’organizzazione del viaggio del nostro ospite?

Sicuramente lavorare nel turismo implica già l’abitudine di dare informazioni su tutti gli aspetti del luogo. Dunque dovremmo chiederci, perchè non anticipare eventuali domande o richieste di informazioni offrendo idee e spunti sul luogo, oltre che sulla nostra struttura? 

Se abbiamo un sistema di invio automatico di email o comunque di messaggistica, perchè non sfruttarlo per fare organizzare al meglio l’arrivo del nostro ospite?

Sembra spesso sottovalutato il peso delle modalità di accoglienza che precedono il check in e che trasmetteranno un senso di disponibilità e presenza dello staff verso i suoi ospiti. 

Se la struttura si trova in città, risulterà molto utile fornire informazioni (aggiornate) sui trasporti, su come arrivare in struttura con mezzi pubblici. Sarà utilissimo aggiornare i clienti riguardi eventuali blocchi o, meglio ancora, dare consigli su percorsi migliori, meno affollati e più rapidi per raggiungere il luogo. Le nostre comunicazioni possono prevedere proposte utili, come un taxi da o per l’aeroporto, oppure convenzioni con autonoleggio o parcheggi. 

Spesso gli ospiti prenotano per interesse per il luogo ma non hanno idea delle attività che possono svolgere per scoprire al meglio il territorio e vivere esperienze utili. 

Sappiamo bene che tutto ciò è scontato e che si registrano ogni giorno richieste del genere. Prevedere domande offrendo un quadro completo di informazioni utili potrà, non solo ottimizzare l’organizzazione dei clienti, ma anche ridurre i tempi nel nostro lavoro. Pensate a quanto limiterete il numero di telefonate, email e messaggi per richieste di informazioni per non parlare di eventuali complaint all’arrivo. Se le vostra struttura è situata in una ztl potrete specificarlo ovunque possibile ed informare anche riguardo soluzioni e indirizzi per parcheggiare. Se la sistemazione si trova fuori dal centro abitato agevoleremo di gran lunga il cliente fornendo una mappa (scritta o raffigurata) per raggiungere la struttura. 

Per offrire la massima esperienza di soggiorno presso la nostra struttura sarà fondamentale proporre delle attività interessanti o la visita di luoghi alternativi ma altrettanto caratteristici. Un’informativa di questo tipo potrebbe essere fornita poco dopo l’arrivo. Quando il cliente avrà recuperato dopo la stanchezza del viaggio e sarà predisposto a dedicarsi alla sua vacanza. Gli ospiti coglieranno i vostri suggerimenti e apprezzeranno l’attenzione dedicata. 

Ciò che avete letto non conferma l’utilità di dare informazioni, ma mira a dosare nella maniera ottimale le informazioni gIuste al momento giusto per risultare determinanti e ottimizzare l’esperienza degli ospiti che accoglierete!

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