Come comunico con gli ospiti attraverso i portali?

di Letizia

Come sfruttare al meglio la messaggistica attraverso i portali

Dal momento della richiesta di prenotazione fino al giorno del check out la comunicazione con gli ospiti rappresenta una caratteristica fondamentale per la qualità del soggiorno. Basti considerare che su Airbnb la comunicazione rappresenta un criterio di valutazione: più rapidi siete nella risposta più alto sarà il tasso di percentuale di risposta che verrà riportato sul vostro profilo di host. 

Naturalmente il concetto di comunicazione parte da una efficienza nella risposta ai messaggi e alle chiamate degli ospiti per qualsiasi comunicazione. Ciò non prescinde la capacità di comunicare in un’altra lingua e in qualsiasi tipo di situazione, dato che, ovviamente, non tutto va sempre liscio.

I segreti per ottimizzare la comunicazione con gli ospiti sono pochi e semplici. Se aggiungiamo il fatto che la predisposizione all’ospitalità renderà tutto facile e risolvibile non incontrerete alcuna difficoltà. Al giorno d’oggi non è difficile superare la difficoltà di comprendersi anche in lingua straniera ma bisogna impegnarsi un po’ almeno per sostenere una comunicazione utile a trasmettere le informazioni più importanti. Come rendere la comunicazione diretta ed efficace? Cosa è necessario dire agli ospiti prima del loro soggiorno?

Come costruire una comunicazione efficace

Innanzitutto è fondamentale dare quante più informazioni possibili sul luogo e su come raggiungere la struttura. Più comunicate all’inizio, meno domande riceverete successivamente al check in. Fare un riepilogo della prenotazione non guasta. Risulterebbe agli ospiti come una conferma chiara della prenotazione, non per tutti è scontato. è inoltre chiaro che non ci rivolgiamo ad una serie di ospiti uguali tra loro, possiamo stabilire un target a cui rivolgerci ma non per questo le stesse strategie possono funzionare per tutti. 

Come posso rendere sistematico l’invio di messaggi e mail

Esistono molte modalità per creare dei messaggi predefiniti da inviare al momento della conferma. Nel momento in cui stabilite come redigere un messaggio breve e completo non dimenticate di inserire dati fondamentali come data di arrivo e partenza, numero di ospiti (a volte agli ospiti airbnb sfugge questo dettaglio, in questo modo ne avranno subito riscontro e ripareranno tempestivamente alla “svista”). Nel caso di una formale conferma di una prenotazione diretta. possiamo riportare anche il prezzo.

Restano fondamentali i dettagli in merito all’alloggio prenotato, condizioni e caratteristiche della sistemazione. Se la sistemazione in questione ha delle caratteristiche che potrebbero compromettere la qualità del soggiorno è assolutamente consigliabile precisarle prima; mi riferisco in particolar modo ad accessibilità e “difetti”, (si trova in zona a traffico limitato, è necessario salire delle scale). Molti portali ormai offrono la possibilità di selezionare regole come vietato organizzare feste, vietato fumare, animali non ammessi ecc. è anche utile riportare gli orari di check in e di check out. 

I messaggi sono necessari anche per esporre le vostre procedure di check in, ad esempio il numero da contattare prima del loro arrivo e con quanto anticipo dovrebbero avvisarvi. Precisate anche se troveranno voi o un’altra persona e se vi incontreranno all’indirizzo o presso un’altra sede. Al giorno d’oggi non è scontato che il vostro alloggio sia accessibile con chiavi, esistono anche dei codici che permettono agli ospiti di accedere senza la consegna delle chiavi.

I metodi per inviare facilmente messaggi completi di tutte queste informazioni principali sono diversi, dai template su Booking.com ai messaggi salvati su Airbnb. Non dimentichiamo le funzionalità delle mail come la creazione di modelli e clippings, utili per comporre messaggi da inviare risparmiando tempo. 

Come creo un template di messaggio su Booking.com

Dal vostro extranet cliccate sulla sezione ‘Struttura’>’Preferenze messaggi’>’Template’ e potrete creare un nuovo template. Basta inserire l’oggetto (prenotazione, arrivo, altro ecc.) e la lingua in cui verrà composto il vostro messaggio. Dopodichè potrete comporre il testo facilmente approfittando dell’inserimento automatico di informazioni come nome ospite, data di arrivo, partenza, indirizzo, prezzo totale ecc.

Solo da qualche tempo a questa parte Booking.com ha aggiunto la funzionalità delle risposte automatiche da impostare per smaltire le numerose richieste degli ospiti. https://partner.booking.com/it/aiuto/prenotazioni/cosa-sono-le-risposte-automatiche-e-come-posso-aggiungere-i-template-alle

Se richiedono il check in un orario che rientra nella finestra di check in (ad esempio tra le 15 e le 22), potete impostare una risposta automatica che accetta la richiesta. Viceversa è possibile rifiutarle automaticamente. Questa novità al momento riguarda gli orari di check in e di check out, il parcheggio e la configurazione letti. Per approfittare di questa pratica funzionalità è sufficiente andare sulla sezione ‘Struttura’>’Preferenze messaggi’> ‘Risposte automatiche’, inserire tutte le vostre impostazioni e lasciare al sistema tutto il lavoro 🙂

E se perdo di vista messaggi importanti? Il sistema, sebbene sia totalmente automatizzato, non oscura completamente le comunicazioni degli ospiti: riceverete sempre una mail di notifica esattamente come i normali messaggi.

Come salvare messaggi su Airbnb

Airbnb funziona secondo un procedimento analogo in cui potrete salvare i messaggi e associare un titolo per facilitare l’invio. Last but not least, potrete comporre i messaggi in qualsiasi lingua in modo da facilitare gli ospiti stranieri. Prendetevi tutto il tempo per correggere e migliorare la composizione del messaggio e velocizzare anche in questo caso la trasmissione delle informazioni agli ospiti. 

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